工作流程簡化再簡化
2024 Jan 17 高效生產
自己陷在一個情緒或狀態裡面的時候，就會覺得什麼都很重要，捨不掉。其實我們每天在做的工作流程，一直都有一大部分，是可以大幅簡化的，完全不做也沒關係。
以下我舉幾個各科老師應該都會遇到的情境當例子：
一、講義管理簡化
例如我以前都會覺得每堂課都要給學生學習單讓他們帶走，這樣練習才比較紮實。不知道為什麼以前受訓練的時候好多老師都會一直談學習單的設計，不就是那幾張講義嗎？
到我自己去外面上很多進修課程之後，那些講義我總是在房間堆它個一年，完全不會打開，年底大掃除再一一翻出來把它們丟掉，連語言課程的也是，我只會看自己的筆記和課本，完全不會看那些零散的講義，這樣為什麼要多此一舉把那些講義帶回家？
還不如一開始就不要拿，上課聽到有靈感的記下來，馬上就會去做了。
現在越來越多人都用數位筆記，語言課講義給學生電子檔就可以了，習慣紙本的同學可以自己去印出來，不用強迫每個人都要帶紙本回家，還要花時間去處理掉，浪費地球資源。
其實最一勞永逸的是直接出版成一本書，或者自己印成一本完整的講義，之後就直接用那套教就好，有更新的就把電子檔放在雲端分享給學生，雲飛的幾本課本出版之後，教室的列印機根本天天都在休假，列印紙買一包兩年用不完，非常省事。
二、簡報設計簡化
例如我以前會花很多時間去調整PPT每一頁的美觀設計，但其實上課的時候，每一頁停留在學生眼前就那幾分幾秒鐘而已，我們教的是語言又不是簡報設計，重點在人與人之間的互動，PPT只是互動的媒介之一，設計簡單乾淨有整體感就好，真的沒有太多人會在意那幾個字有沒有搭配好顏色，或照片大小有沒有調到完美。
三、課後溝通簡化
例如我在外面上語言課，有的老師會喜歡在課後用email寄一堆資料，其實語言課一週上2-3堂算很密集，學生真的沒時間一直去收那麼多信，下載檔案、找資料夾存放，想到就麻煩。
現在線上雲端筆記這麼多，我已經好幾年沒有主動寄出附加檔案的信件了，一切都在Notion解決，一個雲端連結生成之後，Line給對方，往後所有的更新都直接會是最新版在同一個連結當中，大家都不用再上傳檔案、下載檔案、存放檔案。
四、課表管理簡化
像是雲飛同時進行中的班級就有幾十個，如果每個班都要有一個word檔的課表，我們光搞那些檔案的更新、寄出就不用做其他事情了。
現在每個班都是一個固定的Notion頁面，裡面可以存放文字、照片、連結、甚至檔案，所有學生需要的資源就都在一起，進度相同的新班只要複製一個頁面給他們再微調就好，非常省事。
五、新生諮詢簡化
例如以前新學生私訊來詢問課程，我們會來回十幾個訊息，詢問對方程度、需求、背景、想要的上課時間…，總是會少問一些東西，為了一個資訊又要等對方回覆，事情無法推進。打電話來的更麻煩，電話接起來的時候現場可能很忙亂，講了半天結果沒留下對方的聯絡方式，再也聯絡不到。
於是我們就做出了一個新客戶需求表單，想問的事情全部列在上面，新客戶想諮詢課程一律先填表，再請數位強的同事把它連結到一個總表單，有人填單，資料自動會進去，我們以後很容易查詢，對方也不必一直被我們私訊打擾。
六、報價流程簡化
例如以前沒有一個固定的價目表，於是新學生來問價錢，我們就要先確認對方要上幾個小時的課、個人課還是團體課、實體課還是線上課、要不要買教材…，然後每個學生都會想到不同的細節問題，請假要算錢嗎？兩人團報有優惠嗎？如果我們沒有一個固定的回答範本，每次回答完自己都會忘記以前回答了什麼。
所以我們慢慢把一切事情都標準化起來，先有一個最初步的價目表，學生問價錢直接給價目表頁面連結，預算上可接受我們再談下一步。接著根據每次學生的問題，把常見問題累積在同一個頁面上，盡量做到以後都可以直接用這個頁面的連結去回答所有問題。
七、收費流程簡化
一句話，付錢給金流平台，讓學生刷卡報名，就這麼簡單。
我知道補教界還有很多老師是收現金、匯款的，甚至是拿學費袋給家長的。
如果你的學生數量是十幾二十個，或許還可以應付，但也就是因為如此，你的學生數量會很難衝上來，因為你根本無法管理。
一個匯款繳費的學生，代表你要請對方給你帳號後五碼、查帳、對帳、記帳，回覆對方確認收到，這樣才完成報名流程，順利的話，一個學生可能也要10分鐘。一個月有30個學生繳費，你就要花5小時在這個沒有產值的事情上面，而且還有可能出錯，再花時間來補救。
不如把3小時的鐘點費拿出來，付給金流公司，讓他們替你完成這些無聊瑣碎的流程，學生刷卡也不必還要打開網銀APP，小心翼翼地輸入帳號，還要給老師帳號後五碼等老師查帳。
雲飛的課程，目前只有兩種情況收現金：第一是學生一次繳一年費用，現金優惠價，我只要查帳一次；第二是繳費金額不同的插班生，系統建立一個新的刷卡頁面，跟查帳的麻煩程度差不多，所以匯款ok。
不要捨不得那個金流平台的費用，要先會花錢，就會賺更多錢，而且這樣也是在幫學生節省時間。而且，所有用金流平台收費的教學單位，都早就把成本放在學費裡面讓學生均攤了，你並不會因此少賺什麼錢，反而會賺到效率和時間。
說實在的，以上這七項，我從剛開始的亂七八糟，逐年進化到目前的版本，也走了八年。
是什麼讓我發現該跳出來從局外人的角度自我觀察、改變？主要有兩個，一是我學生多起來之後，發現做上課之外的事情耗掉我太多精神，壓縮到睡眠和備課時間；二是我去外面跨界進修，看到很多等級比自己高的講師如何做事業管理，向他們學習。
如果你在教學事業管理上感到有瓶頸、無限迴圈出不來，就要有意識地趕快跳出來看看外面的世界，你身邊最常接觸的5-6個人的平均值，大約就是你的狀態，你一直留在差不多的圈子，狀態也很難改變。
跳出來看看外面的世界，跟我當時一樣的做法是最快的：去進修一些不在自己領域內的技能，例如商業管理、身心靈、時間管理、高效工作術這些都很適合老師來進修。
我自己在2024年提供給老師的有兩個課程：
一、專屬於老師的線上讀書會，一個月一起深度討論一本書，借別人的眼睛幫自己讀書後更有感、更有行動力。想了解請點這裡
希望2024年有機會透過這兩個服務幫到你。
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