如何讓辦理演講和受邀演講的流程簡化、系統化？
2022 Mar 31 高效生產
- 講者（游皓雲）簡歷請參考下面連結
- 開課單位
- 預計開課主題
- 預計課程目標
- 因課程／演講著重現場互動，為求學習效果，建議不提供課前講義，但課後請學員填寫回饋問卷後，會提供PDF文字重點檔案（不方便提供完整PPT）
- 預計開課形式
- 預計課程時數
- 預計開課日期
- 預計開課時段（以下為台灣時間）
- 預計招收學員對象
- 預計招收學員人數
- 本課程／演講需要給學員打成績嗎？
- 為了學習效果，課前會需要請參加者填寫課前問卷，請問方便轉發，或將問題加入報名問卷中嗎？
- 如為線上演講或課程，請填寫以下項目
- 請問講師可以自行選擇視訊平台嗎？
- 如為實體演講或課程，請填寫以下項目
- 為了學習效果，演講或課程都會分組，請問能否提供可移動桌椅分組的教室？
- 講師會自備筆電、轉接頭，請問教室投影設備為？
- 聯絡人資料
- 本課程鐘點費
- 有任何關於課程／演講，需要讓講師先知道的細節嗎？歡迎補充在下面
- 講者形象照（如需製作課程文案歡迎使用）
- 講者報帳資料、車號（如需提前預約停車位使用）
- 延伸閱讀
收到演講、工作坊課程的邀約，是不是都要來來回回討論好多次，才能定下所有細節？之前只要是「第一次邀請的單位」跟我聯絡，訊息來回加總，大約都要花掉1小時左右，公家單位的演講鐘點費又不多，這樣時間成本算起來真的效益很低。
敲定演講要討論的項目很多：演講主題、時間、形式、聽眾組成、聽眾人數、邀請單位對演講的期待等等。
初期開始接演講，很常出現的討論過程是：
游老師您好，我們是ＸＸＸ學校，想邀請您來幫我們做一場師資訓練課程，時間大約在Ｘ月，不知道老師什麼時候比較方便？長期看您的部落格，很欣賞您的ＸＸＸ，希望能收到您的回覆。
我必須說，這樣的邀請信已經算是蠻不錯的了，至少有講出為什麼要請這位講者（長期看部落格，欣賞他的ＸＸＸ），更多的單位是直接說要消化預算，那看了實在讓人覺得沒有再談下去的意願。
不過可以想一下，上面這封信一來，接下去我們要怎麼討論？我給三個週間的時間，結果他們要的是週末；我給三個主題，結果他們心裡明明就有更想要的主題；我想用分組課程的形式，結果他們說只能在大講堂不能分組。
每個問題都要來回信件一次，不是超麻煩嗎？
更麻煩的是，如果沒有一個清單模板，很多細節我們會忘記確認：
到了現場才發現桌椅不能分組移動
投影線路複雜，講師的筆電能順利投影（很多學校從沒接待過自備筆電的講者）
學校預設可以錄影給缺課學生看，但講者並不想被錄影，結果現場很尷尬
學校預設簡報檔案一定會給學生，但講者根本沒有要給，結果學生很失望
演講當天急忙要老師簽收＋現場填銀行帳號
（不能先問好幫講者填好嗎？現場開網銀抄寫真的很忙亂）
演講後還要把車票領據寄回給學校超級麻煩
（可以提醒講者高鐵票先買來回的申請購票證明，就省了這個步驟）
去年年初起，我自己在Notion上面建立了一個演講／工作坊前置作業討論表單，邀請信件一來，我就先把Notion表單複製一份，雲端連結丟過去給邀請方，請他們先填，我們再談後續。
因為有些邀課單位負責人完全沒用過Notion，我還請雲飛小助理錄了一個簡單的Notion教學影片。
去年邀過課的學校單位，溝通紀錄就都在這邊，往後想要回顧也很方便。
前兩天看到蔡淇華老師這篇文章，又看到林怡辰老師補充分享的邀約信模板文，提醒了我其實這個表單可以分享出來，邀請方拿去改，把需要確認的細節「一次問完」，減少訊息來回互相打擾的次數；被邀請方也拿去改，以後被邀請時先丟這個表單過去，你只要等對方填完再來判斷要不要接案就好。
因為不一定大家都有Notion帳號，我就把內容放下面，各位自己複製貼上到慣用的雲端軟體就好，強烈建議用雲端軟體，不要寄word檔，下載存檔再附加檔案的時間也是可觀的時間，如果要改三次你不就要重來三次，太耗費人生了！
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您好，我是游皓雲Yolanda Yu，首先謝謝貴單位的邀請，讓我有機會能為貴單位提供服務。
為了加速課程／演講的規劃和準備，把我們寶貴時間留給課程設計和招生，我準備了這份表單，請您花8-10分鐘填一下，可以為我們之後的溝通省下1-2個小時。
若不知道如何編輯這個Notion頁面，請看這個影片說明：https://youtu.be/wGMaSkxpAHM
編輯此頁面請盡量量使用電腦，手機介面會不太好操作，Android手機的話請按下面截圖紅色螢光筆的edit。
填好之後，我們隨時可用Line或FB聯絡，討論後續事宜。
再次感謝您們的邀約！
游皓雲Yolanda Yu
講者（游皓雲）簡歷請參考下面連結
（這裡放講者的網頁或部落格的「關於我」，或LinkedIn的網路履歷，主要就是把相關資歷都放上去，這樣開課單位要製作海報或寫報告時，不需要再跟講者要，講者就不會再被打擾。）
開課單位
請邀請方填寫貴單位／公司名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
講者email：（附上講者自己的email）
預計開課主題
以下是2022年最新提供可開課選項，建議先從下面選項勾選，如有其他微調需求可以再討論
（學校單位對於講題通常沒有太精確的要求，與其開放式地討論，不如講者先列好幾個給對方選，這樣一來也不會不知不覺討論出一個自己沒講過的主題，又要花大量時間重新準備。以下是我自己今年提供給各單位的主題清單，供各位參考，您可以再改成您自己的版本）
[ ] 代表表單上的方形框框，給對方打勾勾選擇用。
針對一般大眾
[ ] 語言學習的規劃與方法
[ ] 語言教師、補教職涯分享
針對語言老師（括弧裡面的就是講綱了，之後也不用再給）
[ ] 語言、補教老師的個人品牌＆職涯規劃
（目標設定、為什麼需要個人品牌、語言補教老師的五個職涯階段）
[ ] 家教事業系統化管理
（沒有系統化之前的混亂人生、招生資料、招生流程、學生溝通、學生離班的系統化）
[ ] 有效又有笑的課程活動設計
（四大活動設計方向、四個維持學生專心度的隱形技巧、現場演練、疑難排解）
[ ] 讓學生說不停的會話教學法
（先聽說、後讀寫的教學步驟示範、結合閱讀＋會話的活動設計示範、現場演練、疑難排解）
[ ] 不講語法的語法教學
（語法教學的目的、語法教學的步驟示範、語法教學的活動設計方式、現場演練、疑難排解）
[ ] 零起點語言教學
（零起點教學的迷思、盲點、步驟示範、如何讓學生快速有成就感、現場演練、疑難排解）
[ ] 海外華語教學經驗談
（海外教學的面試、選擇、生活調適、工作管理、文化衝擊）
針對各領域老師通用（括弧裡面的就是講綱了，之後也不用再給）
[ ] 語言、補教老師的個人品牌＆職涯規劃
（目標設定、為什麼需要個人品牌、語言補教老師的五個職涯階段）
[ ] 家教事業系統化管理
（沒有系統化之前的混亂人生、招生資料、招生流程、學生溝通、學生離班的系統化）
[ ] 補教事業開創＆經營心法
（什麼情況適合立案、如何決定地點、立案流程、費用預算、人事管理規劃、招生觀念建立）
[ ] 有效又有笑的課程活動設計
（四大活動設計方向、四個維持學生專心度的隱形技巧、現場演練、疑難排解）
預計課程目標
請問貴單位希望透過此課程，達成怎麼樣的效果？請盡量列點具體描述，以針對需求設計：
（講者可以從這邊判斷這個邀約是否適合接下來，如果邀請方列出的目標都模糊不清，或是很明顯是沒有對講者做過功課，這邊就可以看得很明顯。）
因課程／演講著重現場互動，為求學習效果，建議不提供課前講義，但課後請學員填寫回饋問卷後，會提供PDF文字重點檔案（不方便提供完整PPT）
[ ] 同意
[ ] 不同意
（醜話先講在前頭，才不會演講前三天突然被要求給檔案，又覺得不舒服）
尊重講師開發課程的智慧財產權，實體課／線上課皆不開放錄影。若希望提供錄影回放給學員或另作銷售使用，錄影部分講師費用將分開計算，請問同意嗎？
[ ] 同意
[ ] 要再跟主管討論看看
（也是很重要的醜話先講在前頭，我碰過很多次到了現場才發現有攝影機的，也不知道他們錄起來要做什麼用，現場才要討論這件事情雙方都尷尬。
遇過幾個堅持要求要錄影的單位，那我就在這邊打住，這個底線我不想放寬。請他們去找願意被錄影的講者吧！
至於線上演講就真的比較難預防聽眾用螢幕錄影，只能看開。至少我會要求開課單位不能錄影，或者直接用我自己的zoom付費帳號來開會議室，就由我這邊控制。）
預計開課形式
[ ] 實體課程（會有現場演練＋分組討論，以檢驗學習效果）
[ ] 線上課程（會有現場演練＋分組討論，以檢驗學習效果）
[ ] 實體演講（無現場演練、可能有簡單的分組討論）
[ ] 線上演講（無現場演練、可能有簡單的分組討論）
預計課程時數
[ ] 1小時（僅接受線上演講）
[ ] 2小時（僅接受線上課程或演講）
[ ] 3小時（實體線上、課程演講皆可討論）
[ ] 4小時（實體線上、課程演講皆可討論）
[ ] 5小時（實體線上、課程演講皆可討論）
[ ] 6小時（實體線上、課程演講皆可討論）
[ ] 7小時（實體線上、課程演講皆可討論）
[ ] 8小時以上（實體線上、課程演講皆可討論）
預計開課日期
[ ] 2022年1月
[ ] 2022年2月
[ ] 2022年3月
[ ] 2022年4月
[ ] 2022年5月
[ ] 2022年6月
預計開課時段（以下為台灣時間）
[ ] 平日早上（週一較有可能安排）
[ ] 平日下午（週一較有可能安排）
[ ] 平日晚上（週一較有可能安排）
[ ] 週日早上
[ ] 週日下午
[ ] 週日晚上
預計招收學員對象
[ ] 一般社會大眾
[ ] 企業內部講師
[ ] 語言老師
[ ] 華語老師
[ ] 各領域講師
[ ] 華語師資班學員
[ ] 語言中心內部培訓
[ ] 大學學生（若為特定科系或有特殊學習目標請註明＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿）
[ ] 高中學生
預計招收學員人數
[ ] 1-10人
[ ] 11-20人
[ ] 21-30人
[ ] 31-40人
[ ] 41-50人
[ ] 51-75人
[ ] 76-100人
[ ] 101-200人
[ ] 201-300人
[ ] 301人以上
本課程／演講需要給學員打成績嗎？
[ ] 需要
[ ] 不需要
為了學習效果，課前會需要請參加者填寫課前問卷，請問方便轉發，或將問題加入報名問卷中嗎？
[ ] 可以
[ ] 有困難
希望能列入報名問卷中的問題如下
- 請問您目前服務單位
- 請問您主要的教學領域／科目
- 請問您的教學年資大約為：0-2年、3-5年、6-10年、11年以上
- 針對課程／演講主題，您目前感到最有困難的部分是
- 您最希望透過本課程／演講學習到的是
- 有什麼事情希望在課前讓講師知道，以便加入課程／演講設計的嗎？歡迎留言
- 講師（游皓雲）的個人部落格，已有大量教學、語言學習相關文章，歡迎在課前先來閱讀暖身：http://www.yuhaoyun.world/
如為線上演講或課程，請填寫以下項目
請問講師可以自行選擇視訊平台嗎？
（為了方便白板註記、分組討論，達到最理想的教學效果，首選使用zoom）
[ ] 可以
[ ] 我們單位有指定的軟體，必須用google meet
[ ] 我們單位有指定的軟體，必須用teams
[ ] 我們單位有指定的軟體，必須用webex
[ ] 我們單位有指定的軟體，必須用＿＿＿＿＿＿＿＿＿（其他，請填寫）
如為實體演講或課程，請填寫以下項目
為了學習效果，演講或課程都會分組，請問能否提供可移動桌椅分組的教室？
（若能附上教室照片更好）
[ ] 可以
[ ] 有困難
講師會自備筆電、轉接頭，請問教室投影設備為？
[ ] 投影機
[ ] 電視
[ ] HDMI轉接頭
[ ] VGA轉接頭
[ ] 有無線網路可投影
聯絡人資料
歡迎直接加我（助理）Line方便聯絡：
請留下您的資料
Line帳號（第一聯絡方式）：
FB帳號（第二聯絡方式）：
email（第三聯絡方式）：
本課程鐘點費
每小時台幣：
交通補助：
住宿補助：
其他說明：
有任何關於課程／演講，需要讓講師先知道的細節嗎？歡迎補充在下面
講者形象照（如需製作課程文案歡迎使用）
（講者請在這裡放2-3張形象照，這樣之後就不用再傳檔案）
講者報帳資料、車號（如需提前預約停車位使用）
姓名：游皓雲
電話：
戶籍地址／通訊地址：
車號：
Paypal收款連結：（國外邀課單位匯款用）
存摺照片：
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以上就是我平常為自己和開課單位溝通，所做的系統化表單，去年執行一年，真的省了很多事，到現場後也比較不會有奇怪的突發狀況需要解決。
如果你有發現什麼可以增補在我這份表單上面的項目，讓它更完整，請留言給我，如果你用了這份表單覺得有幫助，願意讓我知道，我也會很開心。
以上內容分享給各位編修，希望邀請方和受邀方一起多用一點心，大家把心力放在創造更多美好的演講體驗，這些繁瑣的行政流程就越簡單越好。
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