一輩子花多少時間填表格？雲飛如何精簡表單：數位化、雲端化、思考真正所需

這一輩子，我們花了多少人生在「填表格」？

表格的效用，一體兩面，有些表格幫助我們節省時間，一次獲得全面性的完整資訊，類似清單的概念，比如學習進度表、工作分配規劃表、產品比較表。

另一種表格，像是為了讓事情有所規範，而設計出來的「形式」，比如現在已經填到無感、但很多公司仍在要求的健康聲明書、請假單、ＸＸ同意書，這類表格，常讓人搞不清楚，設計出來到底是用來幫助事情推進，還是增加更多行政負擔。

雲飛剛開始的時候，為了諸多新開始的業務盡快有條有理，也嘗試摸索過許多表單，學員諮詢資料表、程度測驗登記表、觀課記錄表等等。經歷過一段「整個櫃檯堆滿文件夾」的時期，然後為了將那些文件夾整齊分類，又多花好多時間。近兩三年去蕪存菁，其實大部分的表單都可以不需要存在了。

從表單中解脫的三個步驟

如果想要從表單中解脫，只留下真正用得到的，我經歷過以下步驟：

1. 數位化：我自己的書桌下面那個抽屜，從以前一堆筆和便條紙，到現在只剩一支多色筆和一本便利貼，所有常用表單，我們全部都放在 Notion 上，工作起來清爽無比。
2. 雲端化：當所有表單都在 Notion 上之後，我一年打開 Word 處理文件的次數大概不超過 10 次。除了寫書時出版社大多仍習慣用 Word 改稿，會比較密集使用 Word，其他所有公司內部文件分享、跟其他單位討論開課、商業合作等等，我都先主動提供自己整理好的 Notion，請對方把延續性的資料也都留在 Notion，同步在雲端更新，大家就可以一起從附加檔案、下載檔案、存檔、更新檔案版本這些煩人的步驟中解脫。
3. 思考真正所需：你真的需要一個那麼多項目的交接表才能完成某個任務嗎？你真的需要講師填那麼多過去學經歷的資料，才能信任這位講師的實力嗎？你真的需要知道客戶的婚姻狀況嗎？如果那些資料根本沒有要拿來用，為什麼要放在那邊請客戶勾選呢？交接表裡面多任何一個格子要填，都是浪費所有人的時間成本。

設計表單前，先想清楚要解決什麼

以雲飛內部的老師請假流程來說，在 LINE 群組裡面交代一下原因、安排代課就可以了，老師不必填表單，主管也不必簽核什麼，因為請假之後真正需要處理的是什麼？代課老師而已，填那份表單，對公司的未來毫無幫助。

當然雲飛的老師人數還不多，也是可以比較自由式管理的原因之一，不過我也看過跟雲飛規模差不多的單位，莫名的表單比我們還多的，所以仍然要提醒「設計這些表單背後要解決的到底是什麼」。