給不出完整SOP 不如告訴員工：我要什麼＋我要這個做什麼
2018 Jan 03 事業經營
助理認真地做了一個表格，欄位包括清潔公司名稱、價錢、網址、電話。三間價錢平均下來花費幾乎一樣，所以我看了這表格，還真的不知道要怎麼決定請哪間。
說真的是我自己沒講具體，我說「比價」，助理當然會做價格比較表，她的工作成果並沒有問題。
如果是第一年請助理的我，就會看著助理碎碎念：「你給我這個沒有用啊！就不會站在老闆的角度多想一步嗎？應該要找些網路評價來幫助我判斷吧？」（在此跟我的第一二位助理說抱歉，當時我還真的不懂要怎麼帶助理做事啊！）
現在的我稍微沈得住氣一點了，所以看了那張表格，內心吸了三口氣之後，穩穩地跟助理說：「我問你喔！如果今天是你家自己要請清潔公司來打掃，有家人做了這張表，要你選一間，你會怎麼選？」
助理笑了一下，她說她再上網查一下，我想她應該是懂我意思了，要再去找些網路評價來比較。
現在的我稍微沈得住氣一點了，所以看了那張表格，內心吸了三口氣之後，穩穩地跟助理說：「我問你喔！如果今天是你家自己要請清潔公司來打掃，有家人做了這張表，要你選一間，你會怎麼選？」
助理笑了一下，她說她再上網查一下，我想她應該是懂我意思了，要再去找些網路評價來比較。
後來她很快就找出其他使用者分享過的心得，還自己給每間公司標註了五顆星、四顆星的評價，我簡單看了一下，就決定相信助理的判斷。清潔公司已經來打掃了，整體服務我覺得很滿意，助理任務完成。
從這件小事情，我學會了一件事：交代工作時除了講「我要什麼」，還要講「我要這個拿來做什麼」。
我只講了我要比價表，自己以為助理就會明白，我是要看比價表來決定請哪間清潔公司，其實助理只想著把「做比價表」這個任務完成，而她真的也把我要的東西做出來了，但是那張比價表對我沒有立即幫助。
如果我交代工作時多講一句：「我需要看你的比價表，來決定年底我們要請哪間清潔公司來打掃」，那麼助理做完之後就會想一想「比出來價錢都一樣耶！那是不是要再找一些資料，主管看完才能決定？」
如果我還能更具體一點，直接把我需要比的項目都講清楚，比如清潔公司預估的所需時間、哪一間能夠配合我們的時間、網路評價等等，這樣助理做出來的表格，就會更接近我要的。
只是我們新創的小公司，很多事情都是第一次，小到連請清潔公司這件事情都是第一次，根本沒有什麼標準化SOP。再說，每天交代助理幫忙的小事何其多，實在也沒有腦力把每件小工作的細項都鉅細彌遺地列出。
主管指令大原則：我要什麼＋我要這個做什麼
從這件小事情，我學會了一件事：交代工作時除了講「我要什麼」，還要講「我要這個拿來做什麼」。
我只講了我要比價表，自己以為助理就會明白，我是要看比價表來決定請哪間清潔公司，其實助理只想著把「做比價表」這個任務完成，而她真的也把我要的東西做出來了，但是那張比價表對我沒有立即幫助。
如果我交代工作時多講一句：「我需要看你的比價表，來決定年底我們要請哪間清潔公司來打掃」，那麼助理做完之後就會想一想「比出來價錢都一樣耶！那是不是要再找一些資料，主管看完才能決定？」
如果我還能更具體一點，直接把我需要比的項目都講清楚，比如清潔公司預估的所需時間、哪一間能夠配合我們的時間、網路評價等等，這樣助理做出來的表格，就會更接近我要的。
只是我們新創的小公司，很多事情都是第一次，小到連請清潔公司這件事情都是第一次，根本沒有什麼標準化SOP。再說，每天交代助理幫忙的小事何其多，實在也沒有腦力把每件小工作的細項都鉅細彌遺地列出。
覺得與其告訴員工標準化SOP，我想還不如教他們如何用我的角度思考，畢竟只照著SOP工作，今天換個主題，把清潔公司換成幫公司採買印表機，他們搞不好就不會套用了。
而且我本身做事情也是一個不容易建立SOP的人，總是自己建立了一套之後，再瞬間把它打破，所以叫別人跟著我的SOP做事應該會把他們搞瘋掉。
因此這陣子我都是以「我要什麼＋我要這個做什麼」這個大原則去交代工作，同時也訓練助理思考，他做出來的東西能不能夠讓我直接做出判斷，到目前為止效果還不錯。
很多職場新鮮人會私下抱怨主管要求多、愛挑毛病、怎麼做都不滿意，我自己二十幾歲的時候也半斤八兩，都以為自己很會，明明做得很好只是主管愛挑，其實現在自己成了經營者才知道，不知道當時的主管私底下對我嘆了多少氣，替我擦了多少屁股。
沒有主管真的喜歡一直碎碎念，我自己每次要挑助理毛病時內心也會掙扎一番：這要直接講嗎？還是要換個方式表達......？
那麼身為職場新鮮人，到底要怎麼做事才不會被挑毛病？
其實就是一個想法轉念：先假裝自己是主管，然後假裝收到自己這份工作成果，能對主管直接產生幫助嗎？
以本文開頭那個找清潔公司的例子來說，助理只要在把比價表交給我之前，自己先想一下「如果我是老闆，看到這張比價表能夠馬上決定嗎？」其實馬上就能知道她還需要查點資料。
因此這陣子我都是以「我要什麼＋我要這個做什麼」這個大原則去交代工作，同時也訓練助理思考，他做出來的東西能不能夠讓我直接做出判斷，到目前為止效果還不錯。
職場新鮮人思考大原則：如果我是主管，這工作成果能直接產生幫助嗎？
很多職場新鮮人會私下抱怨主管要求多、愛挑毛病、怎麼做都不滿意，我自己二十幾歲的時候也半斤八兩，都以為自己很會，明明做得很好只是主管愛挑，其實現在自己成了經營者才知道，不知道當時的主管私底下對我嘆了多少氣，替我擦了多少屁股。
沒有主管真的喜歡一直碎碎念，我自己每次要挑助理毛病時內心也會掙扎一番：這要直接講嗎？還是要換個方式表達......？
那麼身為職場新鮮人，到底要怎麼做事才不會被挑毛病？
其實就是一個想法轉念：先假裝自己是主管，然後假裝收到自己這份工作成果，能對主管直接產生幫助嗎？
新鮮人可能會覺得很難，覺得自己如果都能夠做到多想一步，那自己去當老闆就好了。其實這沒有想像中的難，像我自己會交給助理做的事情，通常是我知道他能力所及能夠完成，而我又沒有時間親自做的事情。真正難解決、牽涉到公司重大決策的事情，我也不會交給助理做，因為可想而知會花很多時間又做不到我要的效果。
以本文開頭那個找清潔公司的例子來說，助理只要在把比價表交給我之前，自己先想一下「如果我是老闆，看到這張比價表能夠馬上決定嗎？」其實馬上就能知道她還需要查點資料。
總結來說，就是雙方都為對方多想一步。主管先解決員工心中可能會有的問號「叫我花時間做這個工作，要拿來做什麼？」而員工先考量「主管看到這份工作報告時，能夠馬上產生幫助嗎？」雙方這個默契建立起來，工作上很多來來回回的無產值溝通，就能夠大幅減少了。
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